Skip to main content

.

Organisation einer Arbeitsgruppe

Jeder ist ein Team Player! Beim Durchlesen von Bewerbungsunterlagen fällt auf, dass fast alle Bewerber(innen) ihre Fähigkeiten zur Teamarbeit und Freude am Teamwork speziell hervorheben. Genauso wie früher (fast) jeder als „Projektleiter“ geboren wurde. Aber trifft dies in Tat und Wahrheit auch wirklich zu? Sind die heutigen Mitarbeiter wirklich so teamfähig, wie sie sich in den Bewerbungsunterlagen häufig darstellen?

Die Praxis zeigt, dass zwischen „gerne in einem gut funktionierenden Team mitarbeiten“ und „zu einer gut funktionierenden Gruppe beitragen“ ein enormer Unterschied besteht, welcher sowohl von Arbeitnehmern als auch von Arbeitgebern häufig unterschätzt oder gar verkannt wird.

Während die erste Aussage eine eher passive Rolle in Bezug auf die Teamqualität beschreibt, verlangt die zweite Aussage nach konkreten Aktivitäten zu Gunsten des Betriebsklimas oder der Effizienz des Teams. Neben sozialer Kompetenz ist auch Wissen über die Hintergründe und Voraussetzungen für eine gute, freudvolle Zusammenarbeit sowie über allfällige Fallgruben erforderlich.

Je nach Art der Tätigkeit und Charakter der beteiligten Personen können die Grundvoraussetzungen und das Verständnis für eine gute Zusammenarbeit in der Regel recht rasch geschaffen werden. Dies um so mehr, wenn man sich von der theoretischen Lehre löst und die Grundsätze direkt anhand der betroffenen Gruppe von Personen erarbeitet. Wir bieten deshalb keine allgemeinen Seminare der Art „wie man in einer Gruppe arbeiten sollte“ an, sondern nur spezifische Seminare und Coaching für Teams, welche zusammenarbeiten wollen oder müssen. In Workshops werden die Grundlagen erarbeitet und anhand von Fragestellungen vertieft, welche die Gruppe konkret betreffen. Dabei wird gleichzeitig auch mit der systemischen Betrachtungsweise ein gewisses Verständnis geschaffen für die gruppeninterne Kommunikationsdynamik.

Organisation von Arbeitsgemeinschaften

Als nächsten Schritt ist es häufig auch angebracht, die Organisation der Arbeitsgruppe kritisch zu hinterfragen. Dabei kann es um auf den ersten Blick recht einfache Dinge gehen, wie z.B. Häufigkeit von persönlichen Treffen, Know-how Transfer innerhalb dem Team und zu anderen Gruppen, Regelung von Stellvertretungen, gemeinsame Pendenzenlisten und deren Bearbeitung, interne Kommunikationsmittel und deren konkreter Einsatz, Ablagesysteme, Arbeitszeiten, usw. Oft staunen die Betroffenen selbst, wie viele ganz einfachen Dinge nicht klar geregelt sind und dadurch Anlass zu Reibungsverlusten, Missverständnissen und Ineffizienz geben. Ein erfahrener, externer Berater wird viele einfachen Fragen stellen und damit solche Organisationslücken schonungslos aufdecken.

In einem nächsten Schritt werden die Verbessungsmöglichkeiten besprochen, mit dem Ziel sie in die Praxis umzusetzen. Haben diese Änderungen aber auch den erwarteten Effekt? Oder führt die Macht der Gewohnheit dazu, dass allmählich wieder alles beim „alten“ ist? Wiederkehrende Follow-up-Tage mit einer erfahrenen, externen Person (z.B. nach 1, 3 und 6 Monaten) sind ein bewährtes Hilfsmittel, um die Gruppe „auf Kurs“ zu halten. Dabei darf man nicht vergessen, dass die Akzeptanz einer externen Person (Gruppen-Coach) wesentlich besser ist als für interne Mitarbeiter. Der externe Betreuer bedrängt niemanden in seiner Hierachie oder Macht, sondern er verfolgt einzig und alleine das Ziel, die Zusammenarbeit in der Gruppe so effizient und so angenehm wie möglich zu gestalten. Allfällige Ängste, Sorgen oder persönliche Probleme im Zusammenhang mit den Veränderungen werden einem externen Betreuer eher anvertraut. 

Hilfsmittel für die virtuelle Zusammenarbeit

Eine zusätzliche Dimension gewinnt die Arbeit in der Gruppe, wenn die einzelnen Mitglieder der Gruppe an geographisch verschiedenen Orten arbeiten und sich selten oder gar nie persönlich treffen. Eine ganz spezielle Kategorie stellen dabei die Heim-Arbeitsplätze dar: Mitarbeiter, welche ausschliesslich oder mehrheitlich von zu Hause aus arbeiten. Nach der anfänglichen Euphorie stellt sich oftmals eine Ernüchterung gefolgt von einer gewissen Vereinsamung ein. Häufig wächst nach ein paar Monaten der Wunsch, wieder zurück in die Firma integriert zu werden. Dies ist aber nur in seltenen Fällen möglich.

Die Auslagerung von Arbeitspätzen bzw. die Zusammenarbeit zwischen geographisch verteilten Personen (virtuellen Teams) wird durch das Internet stark erleichtert. Eine ganze Gruppe von Software steht den Teams zur Bewältigung der spezifischen Anforderungen zur Verfügung (workgroup software, groupware, group collaboration software, usw.). Wie das so üblich ist in der Informatik, versteht jeder etwas anderes darunter. Teilweise wird schon Email alleine als „Groupware“ bezeichnet. Für die Zusammenarbeit von virtuellen Teams stehen aber wesentlich mächtigere Hilfsmittel zur Verfügung, z.B. gemeinsame Dateiablagen, Gruppenkalender, Pendenzenverwaltung, Know-how Datenbanken, Desktop-Sharing, Application-Sharing, Web-Konferenzen, Videokonferenzen, Bildtelefone, usw. Hier geht es darum, die optimalsten Hilfsmittel für die betroffenen Gruppe zu finden und nicht der Versuchung „je mehr Hilfsmittel desto besser oder je mehr Funktionen desto besser“ zu erliegen.

Professionelles Coaching erhöht die Erfolgschancen beträchtlich

Doch auch die besten Hilfsmittel nützen nichts, wenn sie nicht oder nicht richtig genutzt werden. Eine Einführung (Schulung) kostet zwar ein paar Stunden Zeit, erhöht aber die Chancen, dass die Hilfsmittel auch wirklich Verwendung finden. Einige der oben erwähnten Hilfsmittel machen nur dann wirklich Sinn, wenn sie konsequent von allen Mitgliedern des Teams genutzt werden (z.B. Gruppenkalender, Dateiablagen, Pendenzenverwaltung, Know-how Datenbanken). Wiederholung der Schulung bzw. Follow-up’s in bestimmten Zeitintervallen haben sich deshalb sehr bewährt. Im normalen Tagesgeschäft vergisst man mit der Zeit gerne den einen oder anderen „Shortcut“ einer Software und man geht den komplizierten Weg. Solche periodischen Reviews werden deshalb von vielen Mitarbeitenden sehr geschätzt.

Wenn die Kommunikation innerhalb einer Gruppe vorwiegend schriftlich erfolgt, bieten falsch verstandene Aussagen ein nicht zu unterschätzendes Konfliktpotential. (z.B. „Ist diese Aussage als Scherz gemeint oder will er mich angreifen?“). Das Potential an Missverständnissen wird nochmals um eine Dimension grösser, wenn einzelne oder alle Gruppenmitglieder in einer Fremdsprache schreiben. Das Bewusstsein für diese Schwierigkeiten und deren Bewältigung kann durch einen erfahrenen Coach schon mit relativ geringem Aufwand erhöht werden.

Die Zusammenarbeit in Gruppen bzw. virtuellen Gruppen eröffnet viele Chancen, beinhaltet aber auch gewisse Gefahren. Der Effizienzdruck auf die Teams wird in der Regel immer grösser. Deshalb sollte man den betroffenen Personen auch entsprechende Hilfen für eine effiziente und zugleich freudvolle Zusammenarbeit zur Verfügung stellen. Damit sie von den Erfahrungen aus anderen Teams profitieren können und nicht alle (bekannten) Fehler erst selbst begehen und erleben müssen.

Bauen Sie auf unser Know-how und auf unsere langjährige Praxis! Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

Up-To-Date Umwelttechnik AG      Mühlegasse 6      CH-8867 Niederurnen    info@up-to-date.ch     Tel. +41 55 610 27 11